Contoh Email untuk Kepentingan Bisnis yang Terbaik Lengkap Cara Membuat dan 5 Hal yang Perlu Diperhatikan

JAKARTA, iNews.id -  Inilah beberapa contoh email untuk kepentingan bisnis yang terbaik dan bisa dijadikan referensi. Meski membuat email terkesan sepele, tetapi untuk kepentingan bisnis nyatanya banyak hal yang perlu untuk diperhatikan.

Khususnya, agar email bisnis yang dibuat dapat memberikan kesan profesional. Pasalnya, email yang baik dan profesional akan membuat perusahaan atau instansi dapat dinilai mempunyai keseriusan dalam manajemennya. 

Baca Juga

6 Artis Lawas yang Dulu Dijuluki Ratu Sinetron, Nomor 2 Berawal dari Model Termahal Kini Fokus Berbisnis

Namun, masih banyak yang belum mengerti akan pentingnya membuat email bisnis yang baik. Hal-hal sederhana seperti pemilihan nama hingga pengiriman yang profesional masih sering diabaikan.

Bahkan, email bisnis yang dikirim menggunakan email pribadi masih sering dijumpai, Padahal, surel tersebut sebenarnya sama dengan surat secara formal untuk mewakili lembaga atau perusahaan tertentu.

Baca Juga

7 Artis Indonesia yang Sukses Kelola Bisnis dengan Brand Namanya Sendiri, Nomor 6 Digugat Rp100 Miliar

Untuk itu, inilah hal-hal yang perlu diketahui dulu sebelum mengetahui contoh email bisnis yang terbaik.

1. Menentukan Nama Alamat Email untuk Bisnis

Menentukan nama email untuk kepentingan bisnis tidaklah sulit. Namun, jika email sudah berhubungan dengan branding bisnis, pemakaian nama alamat surel tersebut tidak dapat sembarangan.

Baca Juga

Cara Menghapus Email Secara Sekaligus

Pemakaian nama email haruslah sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, memakai nama divisi ataupun departemen perusahaan. Selain itu, bisa juga memakai nama asli pegawai

Dalam sebuah bisnis, perusahaan biasanya mempunyai divisi dan departemen yang berbeda-beda. Berikut contoh nama email bisnis memakai divisi ataupun departemen perusahaan:

Baca Juga

Contoh Email untuk Kepentingan Bisnis yang Terbaik, Ini Hal Penting yang Harus Diperhatikan

[email protected]
[email protected]
[email protected]

Atau bisa juga menggunakan nama pegawai yang bersangkutan di divisi yang dimaksud. Misalnya:

Baca Juga

Ini Cara Kirim Email Rahasia dengan Gmail, Pernah Coba?

[email protected]
[email protected]
[email protected]

2. Menulis Subjek yang Jelas

Subjek adalah bagian yang pada email, khususnya email bisnis. Sebab, subjek email umumnya adalah hal pertama yang akan dilihat oleh penerima surel.

Pastikan subjek email berisi pesan penting atau hal pokok yang menjadi inti pesan yang disampaikan. Hindari menulis subjek menggunakan kalimat panjang. Misalnya, jika ingin mengirim pesan berupa tagihan, maka cukup pakai subjek dengan kata 'Invoice'.

3. Perkenalkan Diri

Saat pertama kali mengirim email, maka pengirim harus memperkenalkan diri. Pengirim bisa mencantumkan nama dan jabatan atau posisinya. Ini akan memberikan kesan baik yang kepada penerima email.

4. Sampaikan Maksud dan Tujuan

Pastikan untuk tidak bertele-tele dalam menyampaikan maksud dan tujuan dalam email bisnis tersebut. Dianjurkan untuk memakai bahasa yang efektif dan sopan agar mudah dipahami oleh penerima.

5. Cek Sebelum Mengirim

Setelah email siap dikirim dan telah sudah tersusun dengan baik, jangan lupa untuk membaca ulang dan mengeceknya sebelum mengirim.

Hal ini penting untuk menghindari adanya kesalahan kecil yang mungkin dapat menjadi fatal. Perhatikan tanda baca, format penulisan, atau penulisan alamat dan nama penerima.

Contoh Email untuk Kepentingan Bisnis

Email untuk kepentingan bisnis misalnya adalah email undangan rapat atau meeting. Bisa juga undangan untuk melakukan kerjasama bisnis atau pembatalan kontrak tertentu.

Dalam email undangan undangan rapat tersebut, jangan lupa untuk menyebutkan keperluan rapat tersebut. Misalnya, "Undangan Kerjasama Bisnis". 

Contoh Email Undangan Meeting

Subject : Undangan Meeting Evaluasi Bulanan

Isi Email:

Kepada Tim Marketing PT XXXX

Seperti telah disampaikan pada email sebelumnya mengenai evaluasi dan target bulanan, kami mengundang marketing untuk menghadiri meeting yang akan membahas tentang evaluasi dan rencana proyek bulan depan. Adapun jadwal meeting adalah sebagai berikut:

Tempat : Gedung A

Waktu : 10.00 – 12.30 WIB

Dress Code : Rapi

Demikian undangan yang kami berikan. Untuk pertanyaan lebih lanjut silahkan meneruskan email ini.

Best Regard,

[Nama Pengirim Email] 

[Jabatan Pengirim Email]

Contoh Email Menerima Kerjasama

Subjek: Update Penerimaan Kerjasama

Isi Email:

Kepada PT Maju Jalan, 

Setelah membaca keseluruhan proposal dan portofolio yang Anda sampaikan, bersama email ini kami sampaikan bahwa kami tertarik untuk menjalin kerja sama lebih lanjut dengan PT Maju Jalan. Pembahasan mengenai isi dan nilai kerja sama dan penyusunan kontrak kerja sama akan dilakukan pada meeting berikutnya yang akan dikirimkan setelah ini. 

Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih, semoga kerjasama ini dapat berjalan dengan baik. 

Best Regard,

[Nama pengirim email]

[Jabatan pengirim email]

Contoh Email Penawaran Kerjasama

Subject : Penawaran Kerjasama

Isi Email:

Kepada PT YYY Indonesia, 

Kami PT XXX merupakan perusahaan yang berdedikasi dan memberikan pelayanan jasa desain grafis, desain iklan dan masih banyak lagi. Melalui email ini, kami menawarkan proposal kerjasama kepada PT YYY Indonesia untuk melakukan manajemen pada semua pekerjaan terkait promosi.

Adapun proposal perancangan dan portofolio kami telah kami lampirkan dalam email ini sebagai pertimbangan. 

Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. 

Best Regard,

[Nama Pengirim] 

[Jabatan Pengirim] 

Contoh Email Pembatalan Kontrak

Subject : Pembatalan Kontrak

Isi Email:

Kepada PT YYY Indonesia

Bersama dengan email ini, kami memberitahukan bahwa kontrak kerjasama antara PT XXX dan PT YYY Indonesia yang akan dilakukan telah kami batalkan karena alasan tertentu.

Anda bisa memotong denda yang harus kami bayar dari uang muka yang telah kami serahkan. Untuk kelanjutan uang muka yang lain, akuntan kami akan menghubungi Anda lebih lanjut. 

Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih, semoga kerjasama ini dapat berjalan dengan baik. 

Best Regard,

[Nama pengirim email]

[Jabatan pengirim email]

Itulah contoh email untuk kepentingan bisnis terbaik, semoga dapat menginspirasi.

Editor: Komaruddin Bagja